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写出一封专业完美的英语邮件

Molly2020年9月22日3-分钟阅读时间

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随着时代进步,各种通讯软件都能即时联系,不管是和亲友间的沟通,或是拉个群聊谈论工作事。但在西方文化,谈论公事时,还是比较仰赖邮件的通讯。原因在于邮件能够分享大量的讯息,但同时能让你在写邮件时,能反思使用文字的方式,也能让你无国界的和外国公司沟通。

但要用英语写出一封完美的商业邮件,对于英语写作技巧的要求可是其中一项要点,这可影响你的邮件是否有中肯、适切、有礼貌的语气,以及内容是否清晰有条理。一封完美的邮件可以让你在工作应征、入学申请时获得更多机会,或者维持良好的国际友谊。让我们继续看下去,要用英语写邮件时需要注意哪些技巧!

用英语书写邮件的基础技巧

绝对别忘记邮件主旨!

说是主旨,就知道这部分有多重要!当收件人打开邮箱,第一眼就是先看见主旨,你可以把它想做是本邮件的重点。要写出个吸睛的英语邮件主旨,你需要个清晰明了又精确的信息,一句话就能囊括邮件的重点以及为什么要写这封邮件。记得字数尽量简洁,这样才能抓住收件者的目光。如果没多注意,写下没有重点或者不正确的主旨,甚至主旨完全不相关,可能让收件者立马把邮件删除,连打开瞧一眼都没呢!

邮件风格以及语调

用英语写邮件千万记住“简短清晰”,句构不需太复杂,使用简单的文法表达你想说的。利用段落区分邮件内容,每段落讨论不同的重点。这样能确保阅读者能轻松阅读,而不会一开邮件,就被长篇大论的内容吓坏。同时确保简单精要的内容,能够减少沟通误会,这是在任何在线沟通不可忽略的要点。而在写商业邮件时,用字更要注意,语调要保持礼貌、尊重且恳切。

署名

在正式或商业邮件之中,邮件结尾需放上你的亲笔签名以及对收件者有用的联系信息,此举可让你的邮件整体加分。这个举动也显得你格外专业!联系信息可以包含你的姓名,工作职位,以及你的领英网页或公司的网页链接。

校对,校对,再三校对!

邮件发送出去前,务必得再次校对!确认邮寄内容没有拼错单词,没有文法错误,没有错用哪个单词或标点符号。你知道就算用汉语发邮件,都很容易发生些小错误。如果邮件的目的是要申请入学许可,或是求职信,那么你肯定想确保邮件是没瑕疵,否则会留下不专业或你对这邮件毫不在乎的坏印象。因此,有个能校对英语拼音或文法的工具就显得特别重要,若是可以的话,也能请英语母语者帮你校阅。也要记得确认收件者的邮箱是不是正确,以及对方的名字有没有拼错哦!

email notification on phone

写封完美的英语邮件

总之,用英语写邮件的话,要跟着以下的内容结构:

  • 招呼语
  • 寒暄语(可省略)
  • 介绍
  • 正文
  • 结语

招呼语

一封轻松的邮件,也就是说你和收件者相当熟识,那么你可以简单地在邮件内容开头使用“Hey [名字]” or “Hi [名字]”。

但若是一封正式的邮件,你应该要使用“Dear [称呼] [姓氏]” or “Hello [称呼] [姓氏]”。举例来说,“Dear Mr. Smith.”

重点须知: 在以上的招呼语之后,在名字后面别忘了使用逗号。

有些情况是这样的,你可能不知道看邮件的人是先生还是女士,也不知对方的姓名,那么你可以直接使用“To Whom It May Concern:”。若使用这个称呼的话,可要记得每个单词开头都要使用大写,而紧接使用冒号,而非逗号。

寒暄

之所以说这个部分可省略,是因为使用时机点只适合若你认识收件者,而且通常是在非正式的邮件中。这部分可以接在招呼语之后,或者邮件结束之前。至于内容要讲些什么,你可以参考我们先前的博文,当中有许多如何用英语闲聊的范例。内容可以关心对方的家庭、公同好友或者是共同兴趣。

介绍

如果你是第一次发邮件给这位收件者,那么邮件内容最好清楚指出写这封邮件的目的。这个部分应该和你的邮件主旨内容一致。首先你可以简短的介绍自己,接着紧接着带出邮件的目的,以下几个范例:“I am writing with regard to…,” I am writing to let you know…,”,或者,”I am writing in response to…,”。

正文

这部分的正文没有什么复杂架构,因为这得依据邮件的上下文而定。这里也要记得保持句子的清晰和简短,并将正文分成几段。

结语

在专业邮件之中,应该根据你希望收件者作出什么样的动作而选择适当的结语。如,“I look forward to hearing from you soon,” (我期盼尽快听到您的答复,)、“Thank you in advance,”(先感谢您的协助,)或者“For further information, please do not hesitate to contact me.”(如果您有任何疑问,请别犹豫,尽快联系我。) 接着使用“Best regards,” “Kind regards,” 或 “Yours sincerely”,并在下一行使用你的亲笔签名做结尾。

非正式的电子邮件没有那么多准则可循,适当的结尾包括 "谢谢"、"再见!"甚至是一句简短的话,如 "我真的很期待与你见面"。然后,你可以只用你的名结尾。

好的,看完本篇文章,你应该准备好了!这就是你需要知道关于如何用英语写一封完美的邮件的一切。再次强调,不要忘记校对,校对,校对!

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